Det digitale glimrer noen ganger med sitt fravær i skolen. Men det er ikke det dette blogginnlegget skal handle om. Det skal handle om rutinene administrasjonen har ved ansattes fravær ved min skole.
Modulen denne bloggen er vurderingsgrunnlaget på i skoleledelse heter IKT i administrasjon, pedagogikk og utvikling. På både samlinga og i litteraturen savner jeg administrasjonen. Å være skoleleder handler i stor grad om administrasjon. En av de administrative oppgavene, hatet og fryktet blant skoleledere, er vikarinnkallinga. Eller fraværet som vi kaller det i mi ledergruppe.
Fraværsarbeidet hos oss baserer seg særlig på ett digitalt hjelpemiddel, det gode gamle programmet Excel. Rutinene for fravær ved sjukdom er som følger:
Den i ledelsen som har fraværet tar i mot telefonen (ansatte må ringe) og fyller ut starten på ei egenmelding (papir). Egenmeldinga legges i hylla til arbeidstakeren, som seinere fyller ut og legger den i hylla mi. Derfra sjekker jeg egenmeldinga og legger den i hylla til kontorkonsulenten, som registrerer fraværet i kommunens fraværssystem (digitalt). Egenmeldinga scannes inn i (det digitale) personalarkivet.
For å ha kontroll med dette har vi et Exceldokument som heter egenmeldinger, der den som mottar telefonen skriver inn at han har lagt egenmeldinga i hylla til den ansatte. Det kvitteres også her når den er levert tilbake til administrasjonen. Begrunnelsen for denne rutinen er kontroll med egenmeldingene, altså at de kommer tilbake når vi har lagt dem i hylla til arbeidstakeren.
Deretter skrives navnet på den som er borte, og undervisningstimene, inn i vikaroversikten, et Exceldokument. Her fyller vi inn hvem som dekker opp timene eller hvilke grupper/klasser som slås sammen. Å få dette på plass er det virkelige arbeidet. Her har vi tre i ledelsen litt forskjellig stil og vi har egentlig ikke noen bestemt måte å gjøre det på. Tilfeldige møter i gangen, gå inn til de som drikker kaffe på personalrommet, forfølge lærere inn på do, e-post, telefon og sms – alt er lov for å få dekt opp fraværet.
Timer som tas ekstra skrives inn i et annet Exceldokument som heter fag og timefordeling. Det er viktig å følge med på at lærerne ikke får for mange eller for få timer. På grunn av økonomien, men også for å forebygge opprør. En del lærere har ikke alle timene sine lagt ut på timeplanen, og vi prøver først med disse lærere. Vi har ikke noe vikarbudsjett, systemet vårt baserer seg på å bruke lærerne med ”underposter” og ikke minst på fleksible lærere som strekker seg langt gjennom å slå sammen grupper og klasser for å få kabalen til å gå opp. Inspeksjoner dekkes opp etter dugnadsprinsippet, her må også ledelsen ta sin del av belastinga.
I oppdekkinga må vi sjølsagt bruke timeplanene, et Exceldokument, med alle timeplanene. Dette er et viktig arbeidsdokument for å kunne se hvem som er ledige på hvilke tidspunkt.
Når en person er på plass i klasserommet til den fraværende læreren har jeg ofte fire-fem Exceldokument liggende oppå hverandre på PCen.
Å ha fraværet er et stort, ansvarsfullt og ikke minst utakknemlig arbeid. Jeg har en mistanke om at vi har noe å gå på med tanke på å gjøre det mer effektivt. Er det noen lesere som har meninger? Er dette effektivt nok? Finnes det bedre praksis på dette feltet der ute?