lørdag 29. oktober 2011

Digitalt fravær

Det digitale glimrer noen ganger med sitt fravær i skolen. Men det er ikke det dette blogginnlegget skal handle om. Det skal handle om rutinene administrasjonen har ved ansattes fravær ved min skole.
Modulen denne bloggen er vurderingsgrunnlaget på i skoleledelse heter IKT i administrasjon, pedagogikk og utvikling. På både samlinga og i litteraturen savner jeg administrasjonen. Å være skoleleder handler i stor grad om administrasjon. En av de administrative oppgavene, hatet og fryktet blant skoleledere, er vikarinnkallinga. Eller fraværet som vi kaller det i mi ledergruppe.
Fraværsarbeidet hos oss baserer seg særlig på ett digitalt hjelpemiddel, det gode gamle programmet Excel. Rutinene for fravær ved sjukdom er som følger:
Den i ledelsen som har fraværet tar i mot telefonen (ansatte må ringe) og fyller ut starten på ei egenmelding (papir). Egenmeldinga legges i hylla til arbeidstakeren, som seinere fyller ut og legger den i hylla mi. Derfra sjekker jeg egenmeldinga og legger den i hylla til kontorkonsulenten, som registrerer fraværet i kommunens fraværssystem (digitalt). Egenmeldinga scannes inn i (det digitale) personalarkivet.
For å ha kontroll med dette har vi et Exceldokument som heter egenmeldinger, der den som mottar telefonen skriver inn at han har lagt egenmeldinga i hylla til den ansatte. Det kvitteres også her når den er levert tilbake til administrasjonen. Begrunnelsen for denne rutinen er kontroll med egenmeldingene, altså at de kommer tilbake når vi har lagt dem i hylla til arbeidstakeren.
Deretter skrives navnet på den som er borte, og undervisningstimene, inn i vikaroversikten, et Exceldokument. Her fyller vi inn hvem som dekker opp timene eller hvilke grupper/klasser som slås sammen. Å få dette på plass er det virkelige arbeidet. Her har vi tre i ledelsen litt forskjellig stil og vi har egentlig ikke noen bestemt måte å gjøre det på. Tilfeldige møter i gangen, gå inn til de som drikker kaffe på personalrommet, forfølge lærere inn på do, e-post, telefon og sms – alt er lov for å få dekt opp fraværet.
Timer som tas ekstra skrives inn i et annet Exceldokument som heter fag og timefordeling. Det er viktig å følge med på at lærerne ikke får for mange eller for få timer. På grunn av økonomien, men også for å forebygge opprør. En del lærere har ikke alle timene sine lagt ut på timeplanen, og vi prøver først med disse lærere. Vi har ikke noe vikarbudsjett, systemet vårt baserer seg på å bruke lærerne med ”underposter” og ikke minst på fleksible lærere som strekker seg langt gjennom å slå sammen grupper og klasser for å få kabalen til å gå opp. Inspeksjoner dekkes opp etter dugnadsprinsippet, her må også ledelsen ta sin del av belastinga.
 I oppdekkinga må vi sjølsagt bruke timeplanene, et Exceldokument, med alle timeplanene. Dette er et viktig arbeidsdokument for å kunne se hvem som er ledige på hvilke tidspunkt.
Når en person er på plass i klasserommet til den fraværende læreren har jeg ofte fire-fem Exceldokument liggende oppå hverandre på PCen.
Å ha fraværet er et stort, ansvarsfullt og ikke minst utakknemlig arbeid. Jeg har en mistanke om at vi har noe å gå på med tanke på å gjøre det mer effektivt. Er det noen lesere som har meninger? Er dette effektivt nok? Finnes det bedre praksis på dette feltet der ute?

2 kommentarer:

  1. Jeg er helt enig i det du skriver om administrasjon, og mangel på fokus på dette i ledelsesopplæring.
    Ang vikar. Disse systemene avhenger noe av hvor stor skole du har og hvordan ledelse er organisert. Jeg vikarierte som rektor på en 2 parallellskole (1-7) med 260 elever. Her hadde vi 3 avd.ledere (20% adm. ressurs hver). Disse lederne mottok fraværsmeldinger, ordnet vikar ved behov og meldte daglig samlet fravær inn til ledelsen. Egenmelding ble utfylt av den enkelte og levert rektor. Rektor godkjente alle permisjoner og fulgte opp alle egenmeldinger. Ved ukens slutt leverte avd.lederne skjema for fravær til kontormedarbeider for digital registrering i skoleadm. system (da; Extens, nå; Visma skole), samt kontroll mot permisjonssøknader og egenmeldinger. Skjema ble sendt lønn og personal på rådhuset. Dette systemet fungerte meget bra etter mitt skjønn.
    I dag er jeg ass.rektor på en noe mindre 1-7- skole. Vi har en avd.leder i tillegg til rektor og meg. Både avd.leder og jeg har studiepermisjon som gjør at vi ikke er på skolen hver dag. Her ønsker derfor rektor å organisere vikarordningen selv. Hun fører selv fraværsoversikt og kontormedarbeider registrerer digitalt i Visma skole, ellers som over. Dette ser jeg tar veldig mye av rektors tid. Jeg tror derfor vikaroppdekking er noe som bør delegeres til andre så langt det er mulig. Så lenge man har mellomledere vil disse ha større oversikt over deres avdelinger og enklere kunne administrere et slik system.
    Dette er uansett organisering noe som tar mye tid av hverdagen vår. Blir spennende å se om det finnes andre, mer effektive løsninger.

    SvarSlett
  2. Denne traff – nå har jeg sittet siden kl 12.00 i dag, og endelig ser det ut til at vikarkabalen skal gå opp også i morgen

    Jeg vet ikke om jeg har noe svar å gi deg, men jeg kan i allefall skrive litt om hvordan vi har valgt å gjøre det her hos oss med på en skole med 450 elever og ca 50 ansatte – og et fravær på ca 10 % daglig (inkl sykdom, 5%, permisjonssøknader/etter-videreutd med mer). Dvs at vi i snitt har 3-5 lærere som til enhver tid må erstattes med vikar.

    I år forsøker vi oss på en ordning hvor kun jeg har ansvar for all vikarbruk. Alle permisjonssøknader og alt sykefravær meldes til meg. Ved starten av skoleåret innkalte jeg alle tidligere vikarer, alle vikarer som hadde meldt seg og andre aktuelle til et infomøte. Her fikk alle en presentasjon av skolen, rutiner og ordensreglement, timeinndeling andre nyttige beskjeder. I dette møtet fylte alle vikarene ut et skjema med navn, kontakinfo, fag med formell og uformell kompetanse samt alle timene de kunne undervise. Dette siste var genialt – nå ringer jeg kun når de selv har oppgitt at de er ledige. Vikarene har selv fått i ansvar å oppdatere informasjonen om seg selv, om ikke plager jeg dem gjerne kl 7.30 om morgenen

    I forhold til registrering av timene gjennomgår kontorsekretær og jeg antall timer hver første i måneden. Registreringssystemet er enkelt: jeg har at A3-ark som ser ut akkurat som en vanlig timeplan, hver dag er delt i to kolonner. Venstre side: noteres lærer, fag og klasse som er fraværende. Høyre side noteres hvilken vikar som går inn. På arket har jeg i tillegg notert alle som har meldt om sykdom/sykt barn osv. Kontorsekretær får navn og dato, sjekker med egenmeldingene som er levert og sender purring til de som ikke har levert. Annet enn dette gjør vi ikke med egenmeldingene – fungerer godt.

    Fordelen med at en person har ansvar for å ordne med vikarer er at ikke flere ringer samme vikar, videre greier vi å fylle på uka til hver enkelt vikar bedre (både tids- og fagmessig). Jeg synes etter hvert vi har fått et greit system. I alle fall til en evt svineinfluensa igjen dukker opp.

    PS! Vi har god kontakt med HiST i og med at vi er praksisskole. Studenter (3.-5.årsstudenter) brukes etter hvert som vikarer – det er en kjempefordel.

    SvarSlett